عوامل زيادي در سازمان و ساختارش وجود دارد كه مي‌توانند هر كدام به نحوي در اشتراك و حضور زنان در ادارات خدمات ملكي تأثير گذار باشد. تعاريف مختلفي از ساختار سازمان نيز وجود دارد از جمله فردريكسن (1992) ساختار، توزيع قدرت در سازمان را نشان مي‌دهد و صرفاً يك سازكار هماهنگي نيست، بلكه فرايندهاي سازماني را تحت تأثير قرار مي‌دهد.[1] در حقيقت در ساختار سازماني به چگونگي تجزيه كلان يك سازمان و تركيب مديريت اساسي در كل پرداخته مي‌شود و مي‌توان آن را به عنوان نظم يا نظام بخش‌هاي سازماني تلقي كرد.[2] و اما ساختار سازماني نيز داراي ابعاد محتوايي و ساختاري مي‌باشد كه اين ابعاد يكي بالاي ديگر تأثير گذار مي‌باشند. طور مثال؛ ابعاد محتوايي (اندازه، نوع تکنالوژی، محیط و هدف‌ها و استراتيژي سازمانی)، كه موقف سازمان را معرفی نموده و ابعاد ساختاری كه ويژگي‌هاي دروني يك سازمان را معرفي مي‌كند و عبارت از (رسميت،‌ تخصص،‌ داشتن استندارد، سلسله مراتب اختيار، پيچيدگي، تمركز،‌ حرفه‌اي بودن، نسبت‌هاي پرسونلي) مي‌باشد و مبنايي را تشكيل مي‌دهد كه طبق آن مي‌توان سازمان‌ها را اندازه‌گيري و با هم مقايسه كرد.[3] همچنين در يك سازمان متغيرهاي محتوايي تعيين كننده نوع ساختار از نظر ميكانيكي و ارگانيكي نيز مي‌باشد. اكثر نظريه پردازان سازماني در ابعاد ساختاري به سه عامل (پيچيدگي، تمركز و رسميت) اتفاق نظر دارند. و ابعاد محتوايي معرف جايگاه سازمان هستند كه بر ابعاد ساختاري (پيچيدگي، رسميت و تمركز) تأثير گذار است.[4] كه در اين تحقيق نيز زير مجموعة ابعاد ساختاري به بررسي سه بعد[5] ساختاري كه اكثر نظريه پردازان  به آن اتفاق نظر دارند پرداخته خواهد شد.

در يك سازمان ميزان پيچيدگي، رسمي بودن امور و تمركز در بخش‌هاي مختلف متفاوت مي‌باشد، كه اين تمركز در بخش‌هاي مختلف متفاوت بوده و به طور كلي ساختار سازماني نقش‌ها و وظايف اصلي از جمله (اهداف سازمان تأمين گردد، قدرت افراد مختلف در سازمان مشخص و رويه‌ها مقرر گردد، حوزه يا محدوده اعمال قدرت را معين سازد) را عهده‌دار است.[6] يعني ساختار سازمان تصريح مي‌كند كه وظايف چگونه تخصيص داده شوند، چه كسي به چه شخصي گزارش دهد و سازكارهاي هماهنگي رسمي و نيز الگوهاي تعاملي سازماني كه بايد رعايت شوند، كدامند.[7]  بنابراين ساختار يكي از اجزاي سازمان است و از عناصر پيچيدگي، رسميت و تمركز تشكيل شده است. پيچيدگي نشان دهندة حدود تفكيك در درون سازمان، ميزان تخصص گرايي، تقسيم كار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان است. رسميت به قوانين، مقررات و رويه‌هايي اشاره دارد كه به رفتار كاركنان جهت مي‌دهد و تمركز هم به كانون تصميم گيري در سازمان بر مي‌گردد كه سازمان‌ها از اين جهت دو دسته‌اند: متمركز و نامتمركز و آنچه در اين ميان اهميت فراوان دارد، پي بردن به اين نكته است كه همراه با پيچيدگي و رسميت، سازمان ممكن است به تمركز يا عدم تمركز روي آورد.[8]

 

2-2-1  پيچيدگي

پيچيدگي به ميزان تفكيكي اشاره مي‌كند كه در سازمان وجود دارد و به سه دسته [عمودي، افقي و جغرافيايي تقسيم مي‌شود]. ريچارد دفت نيز پیچیدگی را تعداد کارها یا سیستم‌های فرعی که در درون یک سازمان وجود دارد، مي‌داند. به عقيدة وي پیچیدگی را می‌توان از سه بعد مورد مطالعه قرار داد: (عمودی، افقی و فضایی)، منظور از عمودی تعداد سطوحی است که در سلسله مراتب اختیارات قرار دارد. از نظر افقی، به تعداد عنوان شغلی و واحدهایی که به طور افقی در سراسر سازمان وجود دارد، گفته می‌شود. پیچیدگی از نگاه فضایی به محل‌ها و مناطق جغرافیایی گفته می‌شود.[9] تفكيك عمودي كه به عمق يا ارتفاع سلسله مراتب سازماني نظر دارد،[10] به عبارة ديگر هر قدر فاصله ميان بالاترين و پايين‌ترين ردة مسؤولان سازمان، بيشتر باشد، سازمان پيچيده‌تر خواهد بود،[11]

وقتي حرفه‌هاي متعدد در سازمان وجود دارند كه به دانش تخصصي و مهارت علمي نياز دارند، سازمان از پيچيدگي بيشتري برخوردار است، زيرا موقعيت‌هاي شغلي متفاوت افراد، ارتباط را كند كرده و مديريت را در خصوص هماهنگي بين فعاليت‌هاي آنها، با مشكل مواجه مي‌كند. با افزايش سطوح سلسله مراتب سازماني، تفكيك عمودي سازمان افزايش يافته و پيچيدگي سازماني بيشتر مي‌شود، سطوح بيشتر بين مديريت عالي و عملياتي سازمان عاملي است بالقوه، جهت مخدوش ساختن ارتباطات كه هماهنگي بين بخش‌هاي پرسونلي مديريت و نظارت بر فعاليت‌هاي عملياتي توسط مديريت عالي را دشوار مي‌سازد.[12] تفكيك افقي كه به ميزان حد تفكيك بين واحدهاي سازمان بر اساس موقعيت اعضاي سازمان را نشان مي‌دهد،[13] [يعني] هر قدر تعداد مشاغل يا وظايف در يك سازمان، متفاوت و متنوع باشد، سازمان از نظر افقي پيچيدگي بيشتري خواهد داشت، زيرا تخصص‌ها و كاركردهاي گوناگون موجب مي‌شود كه اعضاي سازمان نتوانند با يكديگر ارتباط برقرار كنند و از نظر مديريت نيز، هماهنگ كردن فعاليت‌ها نيز مشكل مي‌شود.[14] تفكيك جغرافيايي به ميزان پراكندگي واحدها، امكانات و نيروي انساني از لحاظ جغرافيايي اشاره دارد.[15] و هر قدر پراكندگي جغرافيايي يك سازمان بيشتر باشد، پيچيدگي آن نيز بيشتر خواهد بود.[16] به عبارت ديگر تفكيك بر اساس مناطق جغرافيايي كه به ميزان پراكندگي ادارات، كارخانجات و افراد سازمان بر اساس مناطق جغرافيايي را نشان مي‌دهد. مفهوم تفكيك بر اساس مناطق جغرافيايي، با تفكيك عمودي نيز به كار مي‌آيد. در حالي كه ساختارهاي بلند نسبت به ساختارهاي تخت داراي پيچيدگي بيشتري هستند، يك سازمان داراي ساختار بلند كه از لحاظ جغرافيايي، سطوح اختيارات آن پراكنده است نسبت به سازماني كه كليه اختيارات آن در مديريت متمركز است، خيلي پيچيده‌تر است. نهايتاً اينكه در بحث تفكيك بر اساس مناطق جغرافيايي، سومين عنصر در تعريف پيچيدگي سازمان است كه نشان مي‌دهد، اگر چه تفكيك عمودي و افقي، واحدهاي سازماني را از هم پراكنده‌تر ساخته، ولي جدايي واحدها از لحاظ فيزيكي نيز مي‌تواند اين پيچيدگي را افزايش دهد.[17]

 

2-2-2 رسميت

گفته شد رسميت به ميزان يا حدي كه مشاغل سازماني استندارد شده‌اند، اشاره مي‌كند. اگر شغلي از ميزان رسميت بالايي برخوردار باشد، شاغل براي انجام دادن فعاليت‌هاي مربوط به آن شغل و اينكه چه موقعي و چگونه انجام شود، از حداقل آزادي عمل برخوردار است.[18] همچنان ريچارد دفت نيز رسميت را چنين تعريف مي‌كند اسناد و مدارک موجود در سازمان است كه رسمیت سازمان را نشان می‌دهد. در اسناد؛ روش‌ها، شرح وظایف، مقررات و خط مشی‌هایی را که سازمان باید رعایت و اجرا نماید، تحریر شده است. این اسناد نوع رفتار و فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. معمولاً رسمیت سازمان نظر به تعداد صفحه‌های اسناد موجود در سازمان مشخص می‌شود.[19]

وقتي رسميت در سازمان كم است رفتار كاركنان به طور نسبي مي‌تواند برنامه ريزي نشده باشد، [از اين رو] در چنين موقعيتي افراد در مشاغل خود در به كارگيري نقطه نظرات خود از آزادي عمل بيشتري برخوردارند. و رسميت زماني زياد است كه رويه‌هاي رسمي زياد باشد و شيوة انجام كار به طور دقيق مشخص شده باشد. [20] به عباره ديگر؛ اگر شغلي از ميزان رسميت بالايي برخوردار باشد، متصدي آن براي انجام دادن فعاليت‌هاي مربوط به آن شغل و اينكه چه موقعيتي و چگونه انجام شود،‌ از حداقل آزادي عمل برخوردار خواهد بود. در چنين وضعيتي، از كاركنان انتظار مي‌رود مشكلات يكسان را با روش معيني به كار برند كه موجب كسب نتايج از پيش تعيين شده مي‌شود.[21]

 

2-2-3 تمركز

به عقيدة ريچارد دفت،‌ «نظر به سلسله مراتب اختیارات، تمرکز به آن سطح از اختیارت اطلاق می‌شود که قدرت تصمیم گیری دارد. زمانی که تصمیم‌ها در سطح بالای سازمانی اتخاذ می‌شد، سازمان نامبرده را متمرکز گویند. اگر تصمیم گیری‌ها به سطوح پایین‌تر سازمان تفویض گردد، در این صورت سازمان غیر متمرکز گفته می‌شود».[22]

تمركز به سطوحي از سلسله مراتب اختيارات اطلاق مي‌شود كه مي‌تواند تصميماتي را بگيرند. در سازمان‌هاي متمركز، مديران ارشد و آنان كه در رأس سازمان هستند حق تصميم گيري دارند. در سازمان‌هاي غير متمركز همين تصميمات در سطوح پايين‌تر گرفته مي‌شود. همچنين نتيجه تحقيقات روي سازمان‌هاي بزرگ نشان مي‌دهد كه در سازمان‌هاي بزرگ پديدة عدم تمركز بيشتر رعايت مي‌شود. هرچه مديران به زيردستان اعتماد بيشتري داشته باشند و آنان را افرادي شايسته بدانند تفويض اختيارات به زيردستان بيشتر خواهد شد و نهايتاً در سازمان، عدم تمركز ايجاد خواهد شد.[23]

و در شرايطي كه سازمان‌ از سيستم‌هاي غير متمركز استفاده مي‌كند، فراگرد تصميم‌گيري با سرعت بيشتري طي مي‌شود [و همچنان] احترام و خودشگوفايي به نحو بهتري ارضاء مي‌‌شود.(استونر و ونكل1986)[24] همچنان هيچ مي‌گويد: “هر قدر تعداد بيشتري از اعضاي گروه‌ها، در [تصميم‌گيري] سازمان، مشاركت بيشتري داشته باشند، كارها كمتر متمركز است.”[25]

حال در ابعاد ساختاري و محتوايي سازمان‌ها، دو نوع الگوهاي كنترول سازماني به نام‌هاي ميكانيكي و ارگانيكي وجود دارند كه در مقام مقايسه با يكديگر، خصوصيات آنها بيان گرديده‌اند.

ابعاد ساختاري سازمان‌ها الگوهاي كنترولي سازمان ها
 

ساختاري

شيوه كنترول

ارتباطات

نوآوري

روابط بين دواير

تصميم گيري [تمركز]

 

رسميت

تخصصي بودن

سلسله مراتب

الگوي ميكانيكي

موظف، متمركز

ديوانسالاري

سيستم اطلاعات رسمي

به ندرت

تعاون و همكاري

تجزيه و تحليل منطقي (در رأس)

بيشتر

كمتر

بيشتر و با اختيارات كمتر

الگوي ارگانيكي

گروهي، غير متمركز

قومي، طايفه‌اي

سيستم چهره به چهره

مرتباً

تعارض

سعي‌و خطا (در سطح پايين)

كمتر

بيشتر

كمتر و با اختيارات بيشتر

ابعاد محتوايي ساختار سازمان الگوي مكانيكي الگوي ارگانيكي
متغييرهاي‌محتوايي محيط

تكنالوژي

اندازه

اهداف و استراتيژي فرهنگ

مطمئن

يكنواخت

بزرگ

كارآيي

كاركنان ابزار توليد بودند

نامطمئن

غير يكنواخت

كوچك

اثربخش

كاركنان در كانون توجه

جدول 2-2 ابعاد و الگوهاي كنترول سازماني

آن طور كه مشاهده مي‌شود در اين دو ساختار سبك‌هاي مختلف مديريتي صورت مي‌گيرد كه يكي حاكي از نهايت توجه به كاركنان (ارگانيكي) و ديگري نشان دهندة نهايت توجه به كار (مكانيكي) است. مديريت مكانيكي شيوه‌اي از مديريت است كه سازمان را در حال ماشيني و ايستا نگه مي‌دارد و ساختار آن را تحكيم مي‌بخشد. اما مديريت ارگانيكي، شيوه‌اي است كه كليه افراد سازمان را به صورت واحدهاي زنده و متأثر از يكديگر در نظر مي‌گيرد. در اين نوع مديريت، مدير علايق، آراء و پيشنهاد‌هاي كاركنان را مورد توجه قرار مي‌دهد و آنان را با پشتيباني مناسب به بهبود روش‌هاي انجام كار تشويق مي‌كند. در اينجا بر اساس هر نوعي از سازمان، ويژگي‌هاي ساختاري مربوط به آن نيز حاكم است. طور مثال؛ اگر نوع فعاليت سازمان به دو گروه خدماتي و توليدي تفكيك شود،‌ ويژگي‌هاي ساختاري هر كدام ذيلاً متفاوت خواهد بود.

 

 

 

 

                نوع سازمان

ويژگي‌هاي ساختاري

خدماتي توليدي
1-    توليدي و مصرف

2-    محصولات يا خدمات

3-    ارتباط با مشتري

 

4-    هسته مركزي

5-    دواير مرزباني سازمان

6-   پراكندگي جغرافيايي

7-   تصميم گيري [تمركز]

8-   رسميت

9-    سطح مهارت كاركنان

10-       نوع مهارت

همزمان است.

متداوم، مرسوم و مشهود است.

مشتري در فرايند اريه خدمت مشاركت دارد.

انسان است.

كم است.

زياد است.

به صورت غير متمركز است.

كم است.

بالا است.

ايجاد ارتباط با افراد است.

توليد به منظور مصرف در آينده.

توليدات استندارد و ملموس.

مشتري دور از هسته فني توليد است.

سرمايه است.

رياد است.

كم است.

به صورت متمركز است.

زياد است.

پايين است. فني است.

جدول 2- 3 ويژگي‌هاي ساختاري سازمان‌هاي خدماتي و توليدي

همچنان اگر ساختارهاي سازماني به طور كلي به دو دسته (ارگانيكي و ميكانيكي) مورد مقايسه قرارگيرند، طبعاً وجوه تمايزي خواهند داشت كه به پاره‌اي از آنها اشاره مي‌شود.

 

 

 

 

 

 

 

ساختار ارگانيكي سازمان ساختار مكانيكي سازمان
1-   وجود تفويض اختيارات لازم

2-   كاركنان به طور كامل خود مختار و مستقل مي‌باشند.

3-   وجود اعتماد و گشاده‌رويي به كاركنان در سازمان.

4-   به تمامي كاركنان توجه مي‌شود.

 

5-   روابط بين پرسونلي، از پويايي برخوردار است.

1-   وجود اختيارات به صورت متمركز.

2-   اختيارات كاركنان، كاملاً مشخص و محدود است.

3-   وجود تخصص گرايي و تجربه گرايي در سازمان.

4-   در بين پرسونل، تقسيم كار انجام مي‌پذيرد.

5-   قوانين و مقررات حاكم بوده و بين صف وستاد جدايي است.

جدول 2- 4  مقاسيه كلي ساختار ارگانيكي و مكانيكي سارمان

 

در نظام ارگانيكي، ساختار سازماني مسطح است و فاصله مدير و كارگر زياد نيست و در نتيجه ارتباطات انساني، توسعه بيشتري دارد و اساساً نيازهاي رواني، بهتر مورد توجه قرار مي‌گيرد.

در نظام مكانيكي، روابط را قوانين و مقررات سازمان تعيين مي‌كند و مدير تعيين كننده فرصت‌ها و نحوة انجام كار است، رفتار هر فرد تنها در ارتباط با گروهي كه در آن انجام وظيفه مي‌كند، مورد توجه قرار مي‌گيرد. ساختار سازماني در نظام مكانيكي بلند است و نحوه برقراري ارتباط عموماً به صورت عمودي است. ولي كاركنان در نظام ارگانيكي، انسان‌هايي اجتماعي تلقي شده و براي رفع نيازهاي اجتماعي و دوستي كار مي‌كنند در اينجا رسميت سازمان در حداقل ممكن است.[26]

[1]– جمشيدي،‌ علي؛‌ بررسي رابطه ابعاد ساختاري با تعهد سازمان؛ ص 191

[2]– فرهمند، ناصر فقهي، ص 147

[3]– ريچارد ال، دفت؛ تئوري ساختار سازماني، ص 28

[4]– جمشيد، علي؛ پيشين، ص 111- 116

[5]– پيچيدگي، رسميت و تمركز

[6]– فرهمند، ناصر فقهي، ص 146

[7]– استيفن، رابينز، تئوري سازمان، ص 22

[8]– همان، صص 23 و 81 – 104

[9]– ريچارد ال، دفت؛ ج 1، صص 29-30

[10]– عرفاني نيا،‌محمد؛ تأثير عوامل ساختاري بر بهره‌وري نيروي انساني؛ ص 86

[11]– جمشيد،‌علي؛ بررسي رابطه ابعاد ساختاري با تعهد سازماني؛‌ ص 192

[12]– استيفن، رابينز؛‌ تئوري‌ سازمان؛ ص

[13]عرفاني نيا، محمد، ص 86

[14]– جمشيد، علي؛ ص 192

[15]عرفاني نيا، محمد؛ ص 86

[16]– جمشيدي،‌علي؛‌ ص 192

[17]– استيفن، رابينز؛‌ تئوري‌ سازمان؛ ص 79

[18]– همانجا، ص 81

[19]– ريچارد ال،‌ دفت، ج 1،‌ ص 28

[20]– عرفاني نيا، محمد؛ تأثير عوامل ساختاري سازمان بر بهره‌وري نيروي انساني، ص 86

[21]– جوشيدي،‌ علي؛ بررسي رابطه ابعاد ساختاري بر تعهد سازمان

[22]– ريچارد ال، دفت؛ ج 1، صص 28-30

[23]– محمد، عرفاني نيا، تأثير عوامل ساختاري سازمان بر بهره‌وري نيروي انساني، ص 86

[24]– رضائيان، دكتر علي؛‌ مباني سازمان و مديريت، ص 294

[25]– ريچارد، اچ، هال؛ سازمان؛ ص 123

[26]– همانجا، ص 175